学部・大学院・付属機関等

電子メールの利用について

電子メールを送信する場合、送信先の電子メールアドレスを、To(宛先)に記述します。電子メールアドレスをCc(カーボンコピー)やBcc(ブラインドカーボンコピー)に記述した相手にも、同じメールが届きます。ただし、ToやCcに記述した電子メールアドレスは、To, Cc, Bccに記述した送信先の全員に表示されますが、Bccに記述した電子メールアドレスは、To, Cc, Bccに記述した送信先の全員に秘密にされます。

  • To:電子メールを送信したい主たる相手の電子メールアドレスを記述します。
  • Cc:電子メールを送信したい主たる相手ではないが、電子メールのやり取りを知っておいて欲しい人の電子メールアドレスを記述します。
  • Bcc:送信先の全員に電子メールアドレスを秘密にした状態で、電子メールを送信したい人のメールアドレスを記述します。
  • To, Cc, Bcc は、全て複数の電子メールアドレスを記述することができます。

◆ 送信先の指定

  1. 1. ToとCc、Bccに記述するメールアドレスの総数は、必要最低限にしてください。
  2. 2. メールアドレスは、個人情報です。外部の多数の人へ電子メールを送信する場合には、Bccを利用するか、個別に送信してください。

◆ 電子メールの暗号化

電子メールは、一般的にハガキと同じです。封筒ではありません。ネットワーク上の誰かに盗み見られる危険性があります。この点を意識して、電子メールの本文に個人情報やプライバシー等に関する重要な情報を入力しなければいけない場合は、以下の点を守ってください。

  1. 1. 個人情報やプライバシー等に関する重要な情報を電子メールで送信する場合は、必ず暗号化して送信してください。(Webメールシステムを利用する場合は、鍵マーク、もしくは、URLがhttpsになっていることを確認してください。メールソフトを利用する場合は、暗号化に対応しているソフトであるかを確認し、ソフトの暗号化設定方法に従って操作してください。)
  2. 2. 個人情報やプライバシー等に関する重要な情報が入力されているファイルを添付して電子メールで送信する場合は、必ず添付ファイルにパスワードロックをかけ、暗号化して送信してください。

◆ 個人情報やプライバシーの保護

受け取った電子メールの内容を、本人の事前の了承なしに第三者への電子メールに引用・転送、公開しないでください。著作権侵害、プライバシー侵害等の可能性があります。どうしても、引用・転送、公開したい場合は、事前に本人に了解をとり、迷惑をかけないように気を付けてください。

  1. 1. 許可なく、電子メールを転送しないでください。
  2. 2. 許可なく、個人情報や他者のプライバシーに関する情報を送信しないでください。

◆ 送信する電子メールのサイズ

電子メールのサイズは、本文や添付ファイル等のサイズによって決まります。サイズがあまりに大きい電子メールの送受信は、ネットワークに障害が生じることがあります。送信先に迷惑をかけるだけでなく、他の利用者にも迷惑を及ぼしてしまいます。 多くの学校、企業、プロバイダ等では、受信可能な電子メールのサイズを制限していて、サイズがあまりに大きい電子メールは受けつけてくれません。特に必要がないのであれば、動画や音声、画像のようなサイズが大きいファイルの送信は止めてください。

  1. 1. 電子メールの本文や添付ファイル等のサイズは、情報総合センター指定の容量を超えないでください。(1 度に10 MBを超えるサイズのメールは送信しないでください。)
  2. 2. 電子メールの本文や添付ファイル等のサイズが情報総合センター指定の容量を超える場合は、電子メール以外の手段による情報提供を行うか、分割して送信してください。

◆ 電子メールの送信

以下の点を守って、電子メールを送信してください。

  1. 1. 他人になりすまして電子メールを送信しないでください。
  2. 2. To、Cc、Bccの記述に誤りがないか確認してから送信してください。
  3. 3. 本文や添付ファイルに必要のない情報が含まれていないかを確認してください。
  4. 4. 電子メールを誤って送信した場合、相手先(受信者)へのフォローは発信者の責任で行ってください。

本文や添付ファイルに重要な情報が含まれていないと思っていても、必ず、全ての文言を確認してから、電子メールを送信してください。特に、エクセルファイルを送信する場合、利用していないシートに重要な情報が記述されていることがあります。全てのシートを確認するか、不必要なシートを削除してください。

◆ 件名に対する配慮

多くの場合、件名を見て、どのような要件であるのかを判断します。件名が空白であったり、内容がよく分からなかったりした場合は、その電子メールを読まずに破棄されてしまう可能性があります。

  1. 1. 件名は、必ず、入力してください。スマートフォンや携帯電話からの電子メールであっても、忘れずに件名を入力してください。
  2. 2. 件名は、伝えたい内容を要約して、一目でわかるように心がけてください(良い例: 電子メール送信の授業内容に関する質問)。「こんにちは」や「北方太郎です」等のような内容がよく分からない件名は、使わないでください。ただし、送信先の相手から事前に件名を指定されている場合は、その指示に従ってください。

◆ 送信相手への配慮

  1. 1. 電子メールの本文冒頭に、送信先の名前を適切な敬称付きで入力してください。
  2. 2. 早目に、自分の名前を入力してください。
  3. 3. 電子メールの本文末に署名(送信者の名前や連絡先等)を明記してください。ただし、住所や電話番号等の個人情報を入力する際は、十分注意してください。
  4. 4. 約束事に関する場所や日時等の基本的な情報を送信する際には、間違いがないか特に気をつけてください。送信先の相手が電子メールをいつ読むか分からないので、「本日」や「明日」等の入力は極力避け、「4月1日(月)」のように具体的に入力してください。
  5. 5. 受け取った人の立場になって、電子メールを作成してください。意味の不明瞭な略語や誤解を招くような表現、感情的な表現等は避け、相手を傷つけないように心がけてください。相手を誹謗、中傷するようなことは絶対に避けてください。送信前に、自分が記述した文章を読みなおす癖を付けましょう!
  6. 6. 読みやすい電子メールを心がけてください。改行されていない文章や、むやみに行間を空けている文章は、とても読みづらいものです(ただし、ショートメッセージメールで送信する場合は、改行しない方が良い場合があります)。送信先の電子メール利用環境を考慮し、内容をできるだけ簡潔にまとめて、読みやすい体裁の電子メールを心がけてください。

◆ 電子メールの受信

電子メールを受信した場合、メール本文中のリンクをクリックしたり、添付ファイルを開いたりする際には、注意してください。安易な行為から、詐欺に巻き込まれたり、コンピュータウィルス等に感染したりする被害にあう可能性があります。 セキュリティを脅かす重大な危険性がある電子メールを受信した場合は、本館6階E-606「情報総合センター学生窓口(TEL093-964-4039)」に連絡してください。 コンピュータウィルス等に感染したファイルを開いてしまうと、あなたが知らないうちに、友人や知人にコンピュータウィルス付き添付ファイルを送信してしまう可能性もあります。意味不明な添付ファイルは開かないで削除しましょう。 現在では、添付ファイルを開かなくても、メールを読んだり、Webページを閲覧したりしただけで自動的に感染してしまうコンピュータウィルス等が存在しています。個人で使用するパソコンやスマートフォン等をインターネットに接続する際には、必ず、コンピュータウィルス対策ソフトをインストールし、コンピュータウィルス等の感染をリアルタイムで監視してください。

◆ 情報の信頼性

何の根拠もない単なる噂話、憶測に基づいたデマ話、悪戯等による間違った情報の電子メールが届く時があります。送られてきた情報を鵜呑みにせずに、その信頼性を確認してください。特に、他人に伝える時は、事前にその情報の正確さを自分で確認する等して、間違った情報を広めることのないように気を付けてください。送られてきた電子メールを信じるか信じないかは、あなたの自己責任となります。

◆ 挑発的な電子メールへの対応

電子メールでは文章でのやり取りが中心であるため、相手の顔や感情がわかりません。 時には、電子メールの本文が、不愉快な内容や挑発的な内容に受け取られてしまうことがあります。不愉快な内容や挑発的な内容の電子メールが送られてきても、冷静に対応してください。決して、相手の挑発に乗らないように気を付けてください。

◆ 電子メールの保存

電子メールシステムは、様々な要因で故障することがあります。システムトラブルが発生した際には、システムバックアップを基に、できるだけ速やかな復旧に努めていますが、万が一の場合、電子メール上に保存しているデータが壊れてしまうことがあります。大切な情報が記述されている電子メールの本文や添付ファイル等は、必ず、自分のパソコンやUSBメモリ等に保存しておいてください。 また、個人情報やプライバシー等の重要な情報が含まれている電子メールの本文や添付ファイル等を保存する場合は、必ず、ファイルにパスワードロックをかけた上で、暗号化してください。

◆ 営利目的使用の禁止

大学の電子メールを、営利目的に使用しないでください。 特に、マルチ商法(ねずみ講)、マルチまがい商法は違法な行為ですので絶対にしないでください。

マルチ商法:新規会員から上納金などを徴収し、会員を増やせば金儲けができると偽って次々に参加者を募集する行為であり、たとえ利益を得ていなくても勧誘をしただけで違法な行為になります。

北九州市立大学情報総合センター

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